Workshops zur EUDR-Prozessmodellierung bei einem Möbelhersteller
Strukturierte Prozessanalyse, Stammdatenharmonisierung und Vorbereitung der automatisierten osapiens-ERP-Schnittstellenanbindung zur revisionssicheren EUDR-Compliance bei einem Möbelhersteller.
Branche
Einrichtungshäuser und Möbelindustrie
Größe
~ 4.000 Mitarbeitende
Jahresumsatz
~ 1 Mrd. €
Herausforderung
Lösung
Impact
- Lückenloser EUDR-Nachweis bei hoher Produktvielfalt und Lieferantenanzahl
- Notwendigkeit der Stammdatenharmonisierung als Integrationsvoraussetzung
- Erheblicher Zeitdruck durch regulatorische Fristen
- Moderierte Workshops mit Fachbereichen zur Ist- und Soll-Prozessanalyse
- Strukturierte Dokumentation und einheitliche Modellierung der Prozesse
- Harmonisierung der Datenströme zur Vermeidung von Medienbrüchen
- Gezielte Wissensvermittlung zu EUDR-Software für fundierte Entscheidungen
- Vollständige Prozessdokumentation und ein Umsetzungsplan der Schnittstellenanbindung
- Geschaffene Voraussetzungen für eine weitgehend automatisierte EUDR-Compliance
- Internes, gemeinsames Verständnis über Abläufe, Verantwortlichkeiten und Anforderungen
- Einheitliche Prozessmodellierung als transparente Basis für künftige Optimierungen
Unsere Insights
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Die ganze Story
Herausforderung
Mit dem Inkrafttreten der EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) entstand für den Möbelhersteller die Verpflichtung, lückenlos nachzuweisen, dass die verwendeten Holzprodukte nicht zu Entwaldung oder Waldschädigung beigetragen haben. Das erfordert eine systematische Erfassung von Informationen entlang der gesamten Lieferkette, von vorgelagerten Wertschöpfungspartnern bis hin zur Weitergabe relevanter Nachweise an nachgelagerte Abnehmer. Die Informationen müssen dabei nicht nur erfasst, sondern auch den jeweiligen Produkten korrekt zugeordnet werden, was angesichts der Produktvielfalt und der Vielzahl an Lieferanten eine erhebliche organisatorische und technische Aufgabe darstellt.
Bevor die eigentliche Implementierung beginnen konnte, musste zunächst festgelegt werden, welches Tool für die Umsetzung der EUDR-Anforderungen eingesetzt werden soll und zu Anforderungen des Unternehmens passt. Gleichzeitig erwies sich die Harmonisierung der Stammdaten als zentrale Voraussetzung für eine reibungslose Integration, und auch die technische Anbindung an die bestehende ERP-Systemlandschaft stellte einen komplexen Baustein dar, der sorgfältige Vorbereitung erforderte. All das musste unter erheblichem Zeitdruck bewältigt werden, da die regulatorischen Fristen wenig Spielraum ließen.
Vorgehen
Das übergeordnete Projektziel bestand darin, einen weitgehend automatisierten EUDR-Compliance-Prozess zu etablieren. Also einen Zustand, in dem die notwendigen Informationen möglichst ohne manuellen Aufwand erfasst, verarbeitet und weitergegeben werden können, um das Tagesgeschäft nicht zu belasten und die Ressourcen der Mitarbeitenden zu schonen. Ein zentraler Meilenstein auf diesem Weg war die Anbindung der Software osapiens an das bestehende ERP-System, um Datenflüsse zu automatisieren und Medienbrüche zu vermeiden. Um diese technische Integration vorzubereiten, war es zunächst notwendig, die bestehenden Prozesse des Möbelherstellers genau zu verstehen: Wo werden heute welche Daten erfasst? Welche Prozesse müssen angepasst werden, um die EUDR-Anforderungen zu erfüllen? Und wie lassen sich die neuen Anforderungen so in bestehende Abläufe integrieren, dass der operative Aufwand für die Mitarbeitenden möglichst gering bleibt?
Lösung
Kern unserer Arbeit waren moderierte Workshops, in denen wir gemeinsam mit den relevanten Fachbereichen und Stakeholdern des Möbelherstellers die bestehenden Prozesse diskutiert, analysiert und modelliert haben. Dabei haben wir sowohl die Ist-Prozesse aufgenommen als auch die erforderlichen Soll-Prozesse definiert, die eine konforme Umsetzung der EUDR ermöglichen. Die Prozesse wurden strukturiert dokumentiert und in einem einheitlichen Format modelliert, um eine gemeinsame Grundlage für die weiteren Umsetzungsschritte zu schaffen. Parallel dazu haben wir gezielt Wissen zur EUDR-Software osapiens vermittelt, damit die beteiligten Teams die Möglichkeiten und Grenzen des Tools einschätzen und fundierte Entscheidungen treffen konnten.
Kurzfristig hat der Möbelhersteller durch das Projekt eine vollständige Dokumentation der relevanten Soll- und Ist-Prozesse erhalten sowie einen Umsetzungsplan der Schnittstellenanbindung. Damit sind die wesentlichen Vorarbeiten geleistet, die für eine erfolgreiche technische Implementierung notwendig sind. Langfristig schafft das Projekt die Voraussetzungen für eine weitgehend automatisierte EUDR-Compliance, die den Möbelhersteller dauerhaft in die Lage versetzt, regulatorische Anforderungen effizient und revisionssicher zu erfüllen – auch wenn sich die gesetzlichen Vorgaben künftig weiterentwickeln sollten.
Impact
Der unmittelbare Business Value liegt in der Erfüllung einer regulatorischen Pflicht, die für den Möbelhersteller geschäftskritisch ist. Darüber hinaus entfaltet die im Projekt geleistete Prozessarbeit einen Mehrwert, der über die EUDR hinausgeht: Die einheitliche Modellierung und Dokumentation der Prozesse in einem strukturierten Vorgehen schafft Transparenz über bestehende Abläufe und bildet eine solide Ausgangsbasis für weitere Optimierungen. Unternehmen, die ihre Prozesse kennen und dokumentiert haben, können schneller auf neue Anforderungen reagieren, ob regulatorischer, organisatorischer oder technischer Natur.
Take-away für Entscheider:innen
Das Projekt bei dem Möbelhersteller zeigt, wie große Handels- und Produktionsunternehmen die komplexen Nachweispflichten der EUDR organisatorisch und technisch in den Griff bekommen.
- Automatisierung schützt das Tagesgeschäft: Ein erfolgreicher EUDR-Prozess minimiert den manuellen Aufwand bei der Erfassung und Zuordnung von Referenznummern. Die strategische Vorbereitung einer automatisierten ERP- und Software-Anbindung schont langfristig die Ressourcen der Mitarbeitenden.
- Prozessklarheit bricht Komplexität: Durch moderierte Workshops und eine einheitliche Soll- und Ist-Modellierung wird das Zusammenspiel aus Produktdaten, Lieferantenstrukturen und IT-Schnittstellen transparent. Das schafft eine verlässliche Grundlage für die technische Implementierung.
- Mehrwert über die Compliance hinaus: Revisionssichere EUDR-Compliance sichert direkt das geschäftskritische Import- und Produktionsgeschäft ab. Die im Zuge dessen sauber dokumentierte Prozesslandschaft erhöht zudem die Agilität des gesamten Unternehmens, um flexibel auf zukünftige regulatorische oder technische Änderungen zu reagieren.
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