Case Study

EUDR-Prozessdesign und Software-Evaluierung bei komplexen Lieferketten

Unterstützung der Unternehmensgruppe Valora, die komplexen Anforderungen der EU-Verordnung für entwaldungsfreie Lieferketten (EUDR) in die bestehende Organisation zu integrieren. Innerhalb der betroffenen Abteilungen existierte eine sehr heterogene Wissensbasis bezüglich der regulatorischen Tiefe und der notwendigen Prozessanpassungen.

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Branche

Convenience-Retail und Food Service

Größe

~ 15.000 Mitarbeitende

Jahresumsatz

~ 3 Mrd. CHF

Herausforderung

Lösung

Impact

Erheblicher Zeitdruck durch auslaufende EUDR-Fristen
Heterogene Wissensbasis in den Fachabteilungen
Komplexe Rohstoff-Rückverfolgbarkeit & Datenerfassung
Suche nach einer automatisierbaren Softwarelösung

Regulatorischer Deep-Dive zur Wissensharmonisierung
Live-Demo einer potenziellen EUDR-Software
Interaktive Validierung und Visualisierung der Prozesse

Revisionssichere Basis für automatisierte Datenketten
Silo-Abbau zwischen Fachabteilungen und IT
Visuelle Prozessdarstellung samt definierter Schnittstellen
Fundierter, direkt umsetzbarer Fahrplan zur Compliance

Unsere Insights

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Herausforderung

Aufgrund der auslaufenden Umsetzungsfristen der EUDR bestand erheblicher Zeitdruck. Die größte Herausforderung war die Rückverfolgbarkeit von Rohstoffen und die Bereitstellung aller benötigten Daten. Die komplexen Strukturen und Prozesse erforderten außerdem die Identifikation einer geeigneten Softwarelösung zur Dokumentation und dem Management der Referenznummern.

Vorgehen

Um den engen Zeitplan einzuhalten, wurde ein effizientes, dreistufiges Verfahren gewählt

Status-quo-Ermittlung: Zu Beginn der Beauftragung erfolgte eine gezielte Analyse des Status quo bezüglich der EUDR mittels eines kompakten Fragebogens und einer darauf folgenden Absprache.
Effiziente Vorbereitung: Aufbauend auf dem Status quo sichtete Impact Strategies die vorhandene Prozessdokumentationen der Kernbereiche und erstellte erste Prozess-Entwürfe inklusive potenzieller Anknüpfungspunkte für die Softwarelösung und zu klärender Fragen, um die Workshop-Zeit optimal zu nutzen.
Interaktiver Workshop: Den Kern bildete ein zweitägiger interaktiver Workshop, der die Fachbereiche gezielt an einen Tisch brachte, um die theoretischen Entwürfe auf Korrektheit und Umsetzbarkeit zu prüfen und in operative Arbeitspakete zu überführen.

Lösung

Kurzfristig: Eine visuelle Darstellung der relevantesten Prozesse inklusive definierter Schnittstellen für die Software-Anbindung.

Langfristig: Ein fundierter Umsetzungsfahrplan mit priorisierten Arbeitspaketen, der die Brücke zwischen regulatorischen Anforderungen und operationaler Umsetzung schlägt.

Der Kunde profitierte von einem unmittelbaren Start in die Umsetzung, bei dem die relevanten Stakeholdergruppen in das Projekt eingebunden wurden. Die Software-Demo bot zudem eine essenzielle Orientierungshilfe für die anstehende IT-Investitionsentscheidung.

Impact

Wir haben ein abteilungsübergreifendes Prozessverständnis etabliert und sichergestellt, dass die geforderte Nachverfolgbarkeit nicht nur ein theoretisches Konzept bleibt, sondern durch klare Visualisierungen operativ greifbar wird. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei die unmittelbare Verknüpfung von Prozessdesign und IT-Architektur. In einer komplexen Organisation mit internationalen Lieferketten ist die EUDR-Compliance manuell nicht darstellbar. Durch die Analyse technischer Schnittstellen haben wir sichergestellt, dass die Compliance-Strategie von Beginn an auf automatisierbaren und skalierbaren Lösungen aufsetzt. Damit haben wir nicht nur den Silo-Abbau zwischen Fachabteilungen und IT vorangetrieben, sondern die entscheidende Grundlage für eine digitale, revisionssichere Datenkette geschaffen. Damit wurde die Basis für eine fristgerechte und vor allem im globalen Kontext handhabbare EUDR-Compliance gelegt.

Take-away für Entscheider:innen

Das Projekt zeigt, wie komplexe, internationale Lieferketten in kürzester Zeit auf die EUDR-Anforderungen vorbereitet werden können.

Schnelligkeit durch effiziente Vorarbeit: Durch die gezielte Status-quo-Ermittlung und vorab erstellte Prozess-Entwürfe wird die wertvolle Workshop-Zeit mit den Fachbereichen optimal genutzt, um theoretische Konzepte sofort in operative Arbeitspakete zu übersetzen.
Synchronisation von Business und IT: Die Kombination aus regulatorischem Deep-Dive und einer Software-Live-Demo holt alle Abteilungen ab. Das schafft ein einheitliches Verständnis und liefert eine essenzielle Orientierungshilfe für anstehende IT-Investitionsentscheidungen.
Skalierbarkeit statt manueller Aufwand: Da EUDR-Compliance bei komplexen Warenströmen manuell nicht handhabbar ist, sichert die frühzeitige Verknüpfung von Prozessdesign und IT-Schnittstellen eine automatisierbare, revisionssichere und zukunftsfähige Datenkette.